PHS maakt meerwaarde Marktvisie tastbaar
Vlnr: Ies Kodde, Roel van Bladel, Ankie Hectors en Koen Ingels
Alweer bijna vier jaar geleden is de Marktvisie gelanceerd vanuit de gedachte dat opdrachtgevers en opdrachtnemers in de bouw en infra meer zouden gaan samenwerken aan een vitale en duurzame sector. De winst van de Marktvisie wordt onder meer zichtbaar in het Programma Hoogfrequent Spoorvervoer waar samenwerking het sleutelwoord is. Een gesprek met vier bevlogen mensen die werken aan PHS Alkmaar-Amsterdam en PHS Amsterdam-Eindhoven. ‘Wat ons bindt? Het gevoel dat je samen aan iets heel gaafs werkt en elkaar daarvoor nodig hebt.’
Aan tafel zitten projectmanagers Ankie Hectors en Roel van Bladel van ProRail en Koen Ingels en Ies Kodde van Movares. Alle vier zijn zij betrokken bij de PHS raamovereenkomsten tussen ProRail en Movares. ‘De manier waarop wij nu voor PHS samenwerken is compleet anders dan de traditionele manier van werken’, stelt Hectors. ‘Voorheen zetten we een contract in de markt, definieerden het, koppelden daar de uren aan en maakten een risicoverdeling. We zagen al snel dat deze traditionele aanpak niet zou werken door de ingewikkelde bestuurlijke context en de vele uitdagingen. Als het contract centraal staat, is er weinig flexibiliteit en onvoldoende slagkracht. Een contract kan echt in de weg zitten. Ook ervaren we dat opdrachtnemers verantwoordelijkheden krijgen die ze niet altijd aankunnen. Het moest anders. In onze nieuwe werkwijze conform de Marktvisie staat niet het contract centraal, maar de samenwerking. Dat werkt een stuk prettiger. Bovendien heeft het PHS programma de omvang om deze nieuwe werkwijze breed te implementeren.’
Doelstellingen in plaats van eisen
‘We hebben niet vooraf het werk gedefinieerd, maar doelstellingen geformuleerd’, legt Van Bladel uit. ‘Het resultaat is dat we nu veel meer ‘zij aan zij’ naar het doel toewerken en niet langer vanuit de traditionele rolverdeling opdrachtgever–opdrachtnemer.’ Ingels: ‘De grootste winst van de Marktvisie in de dagelijkse praktijk is: kortere lijnen, intensievere samenwerking en veel sneller kunnen schakelen.’ Kodde herkent dit: ‘Van ‘u vraagt, wij draaien’ is de werkwijze nu veranderd naar ‘Hoe kunnen we het vraagstuk samen oplossen?’ Dat werkt zoveel prettiger en is in mijn ogen ook veel beter voor het project.’ Ingels voegt toe: ‘Bovendien legt de Marktvisie verantwoordelijkheden veel meer op de plek waar ze horen.’
Aarzelingen
Voordat het roer omging waren er best wat aarzelingen. Hectors: ‘Binnen ProRail bestond de angst dat de contracten niet meer beheersbaar zouden zijn. Je geeft werk uit handen aan een ingenieursbureau zonder vastomlijnde beschrijving van de werkzaamheden, met het risico dat het ingenieursbureau nu heel veel uren kan gaan draaien. Persoonlijk denk ik dat we juist maximaal controle kunnen houden doordat we er samen bovenop zitten. Dat konden we ook aantonen. Hierdoor kregen we de ruimte om de nieuwe manier verder uit te werken.’
Successen
Dit heeft in diverse projectonderdelen tot successen geleid. Ingels: ‘In Uitgeest zou een opstelterrein geschrapt worden. We hebben samen een impactanalyse gemaakt op een gedeeld SharePoint platform. Door in één en hetzelfde document te werken kregen wij meer inzicht in de besluitvorming door ProRail en konden wij onze technische input daar onmiddellijk op afstemmen. ProRail hoefde nu niet zelf de analyse om te zetten naar voor hen bruikbare gegevens.’ Kodde: ‘Voor Eindhoven moest het ontwerpproces versneld worden. Mede door de korte lijnen met de stakeholders kunnen we alternatieven meteen bespreken en het ontwerpproces ook daadwerkelijk versnellen. Hectors noemt de manier waarop in Amsterdam het RVTO (Railverkeerstechnisch ontwerp) wordt ontwikkeld. ‘In plaats van een standaard proces met veel reviewslagen en papierschuiverij dat aan beide zijden regelmatig tot veel frustratie leidt, hebben we een andere aanpak gekozen. We zoeken nu veel meer samen de beste ontwerpoplossing vanuit de geformuleerde doelstellingen en maken in dat licht expliciet de afwegingen in relatie tot alle regelgeving. De mensen die er wat van moeten vinden worden vroegtijdig betrokken’.
Match tussen mensen
‘De nieuwe manier van werken zorgt voor meer begrip voor elkaars situatie’, zegt Ingels. ‘We kijken echt bij elkaar in de keuken en durven als opdrachtnemer en -gever veel meer te delen met elkaar.’ Van Bladel: ‘Er is naar mijn idee meer betrokkenheid en draagvlak omdat we jullie (red. Movares) maximaal meenemen in de planvorming. Ik vind het winst dat ook kwaliteit is meegenomen in de doelstellingen en we daar op basis van de plannen een gevoel bij kunnen ontwikkelen. Met alleen een bedrag onder aan de streep kun je niets. Je moet weten welk idee erachter zit, hoe de aanpak zal zijn en aanvoelen of de plannen doorleefd zijn op basis van de soms maar summiere informatie die wij kunnen leveren. Maar ook de zachtere kant is belangrijk: samenwerking is nu eenmaal een match tussen mensen.’ Kodde: ‘Het is mooi dat je elkaars meerwaarde nu veel beter kunt zien.’ ‘En het is gewoon veel leuker om er echt samen voor te gaan’, vult Ingels aan. ‘Door de gedeelde betrokkenheid word je ook enthousiaster.’
Langdurige samenwerking
Ook in het proces zijn veranderingen doorgevoerd. Van Bladel: ‘Bij ‘gefaseerde’ contracten (planontwikkeling-ontwerp-contractering-uitvoeringsbegeleiding) bestaat het risico op wisselingen in de betrokken partijen. Dit heeft gevolgen voor de inhoud, maar ook impact op de relaties; je moet elke keer opnieuw beginnen en elke keer opnieuw bestaat het risico dat er geen goede match is.Op de corridor Alkmaar-Amsterdam hebben we er bij onze directie op aangedrongen de uitvraag te doen tot en met de uitvoeringsbegeleiding. Deze manier van werken komt optimaal tot zijn recht in langdurige samenwerkingen.’
Innovaties
De nieuwe manier van werken draagt ook bij aan mooie innovaties. Hectors: ‘Het seinontwerp voor Amsterdam gaat bijvoorbeeld uit van zijn de zgn. ‘korte blokken’ die het mogelijk maken dat treinen korter op elkaar kunnen rijden. Het is een uitdaging om dat in de sector voor elkaar te krijgen. Wij hadden wel ideeën, maar de kennis van het ingenieursbureau is hard nodig om het ook echt voor elkaar te krijgen. Als we dit op de oude manier hadden uitgevraagd, was het waarschijnlijk niet gelukt. Nu wel doordat we gezamenlijk werken aan deze ontwikkeling. Alles bij elkaar is het veel leuker samenwerken en levert het mooie resultaten op die we hopelijk mee kunnen nemen in andere projecten.’