Vakdeskundige ProRail Zuid ‘in control’ met werkproces Grip Op Kunstwerken
ProRail Zuid en Movares Regio Zuidoost hebben samen een werkproces ontwikkeld om de transitie naar Prestatie Gericht Onderhoud (PGO) van circa 1400 kunstwerken beter te structureren. Roel van Dijk, vakspecialist CT-KW bij ProRail: ‘Ons doel was: zeven jaar vooruit kijken met zeer volledige, betrouwbare beheerplannen. Dat is gelukt met het opstellen van zgn. kunstwerkpaspoorten die onderdeel uitmaken van het werkproces Grip Op Kunstwerken. Hierdoor zijn we ‘in control’. Dit geeft ProRail de tools om weloverwogen besluiten te nemen met betrekking tot de prestaties, risico’s en kosten voor instandhouding of vervanging van onze assets.’
Kunstwerkpaspoort
‘Goed assetmanagement begint bij goed informatiemanagement. Hiervoor moet je de areaalgegevens op orde hebben en dat hadden we niet ten tijde van de transitie van vakdeskundigen CT-KW begin 2016’, aldus Van Dijk. ‘De informatie was versnipperd over diverse systemen. Dat maakt overzicht houden lastiger en bemoeilijkt het opstellen van onderhoudsplannen. ProRail Zuid wilde na enkele incidenten zo snel mogelijk weer ‘in control’ zijn en beheerprestaties goed en aantoonbaar kunnen onderbouwen, zeker nu veel assets de komende decennia aan vervanging toe zijn. Samen met Marc Geerts, adviseur Civiele Kunstwerken & Assetmanagement van Movares Regio Zuidoost ben ik aan de slag gegaan.
We hebben een kunstwerkpaspoort ontwikkeld: een factsheet met daarin de stamgegevens, basis beheergegevens, specifieke kunstwerkkenmerken, het risicoprofiel op basis van bureaustudie, resultaten van de buitenopname, het risicoprofiel op basis van de buitenopname en de geadviseerde beheersmaatregelen in één duidelijk systeemoverzicht. Het kunstwerkpaspoort vormt daarmee ‘the backbone’ van het werkproces Grip Op Kunstwerken. In krap 2,5 jaar tijd zijn zes van de tien PGO-gebieden onderbouwd in kaart gebracht en zijn ruim 350 kunstwerkpaspoorten opgesteld. Tranche 7 en 8 worden momenteel in kaart gebracht en uitgevoerd.’
Productieplannen en Programma’s van Eisen
De opgave van de vakdeskundige van ProRail is het onderbouwd vullen van het productieplan van zijn of haar techniekveld binnen ProRail. In het productieplan moeten de benodigde kosten en noodzakelijke treinvrije periodes voor de uitvoering van de werkzaamheden en beheersmaatregelen van de assets zijn opgenomen. Het vormt het vertrekpunt voor het PGO-contract en levert input voor de afdeling Projecten voor de uitvoering van de beheersmaatregelen buiten het PGO-contract. Om te komen tot een goed onderbouwd en gevuld productieplan worden Programma’s van Eisen (PVE’s) opgesteld. Geerts: ‘We doen eerst een bureaustudie. Stap 2 is het veldwerk: een quick-scan buitenopname van het kunstwerk. Met deze visuele opname beoordelen we welke risico’s in de praktijk daadwerkelijk (kunnen) optreden en of er een meer uitgebreide inspectie nodig is. Dit hebben we voor enkele tientallen kunstwerken gedaan. Er bleek voor kunstwerken met een risicoscore ≤ 66 punten geen of weinig risico’s op de prestaties of het functioneren van het kunstwerk. Er liggen inmiddels circa 69 PvE’s met kostenramingen op basis van de SSK-methodiek en de totale omvang van de geproduceerde data is 6 USB sticks, ruim 40 GB. Daarmee zijn de productieplannen van zes van de tien PGO gebieden onderbouwd gevuld. Van Dijk: ‘Deze aanpak scheelt ProRail veel geld. Door deze werkwijze worden de totale kosten van de maatregelen om risico’s op de prestaties te beheersen beperkt. De Total Costs of Ownership van de kunstwerken en daarmee van het gehele systeem blijven daarmee beheersbaar.’
‘De methodiek werkt omdat het zo overzichtelijk en duidelijk is’
Prestaties, risico’s en kosten
‘De methodiek werkt omdat het zo overzichtelijk en duidelijk is’, aldus Van Dijk. ‘De vakdeskundigen krijgen met deze werkwijze meer grip en zijn meer ‘in control’ omdat ze als beheerder nu een keuze kunnen maken tussen de prestaties, de risico’s en de kosten voor de instandhouding of vervanging op termijn. De consequenties van bezuinigingen zijn direct duidelijk. Dit geeft minder discussie en meer rust. Ook zijn er minder incidenten, wat dus ook minder drukt op je organisatie. Het is een investering voor de korte termijn die op de lange termijn geld zal besparen. Ervaren adviseurs met een constructieve achtergrond voeren de visuele inspecties uit; zij zijn weliswaar iets duurder dan inspecteurs, maar hebben meer ervaring en constructieve kennis en kunde. Zij kunnen sneller een betrouwbare inschatting maken of er een risico bestaat voor de prestaties, de veiligheid of beschikbaarheid op de korte of lange termijn. Omdat experts worden ingezet bij deze quick scan buitenopnames kunnen zij tot acht kunstwerken per dag visueel opnemen. De investering kunnen wij ondersteunen met de prestaties die daaruit voortvloeien, dat is winst. Dit merk ik ook aan het beperkte aantal auditvragen. Heel mooi is dat we ruggensteun krijgen van onze directie; een groter compliment kun je niet krijgen!‘
